Range tout. Une fois.

« Nouveau dossier (2) ».

« Prez client ok v3 ».

« A TRIER », depuis 2023.

Tu sais où sont tes fichiers. À peu près.

Cette semaine, grand ménage. Avec ChatGPT, sans lui montrer un seul document.

Un lecteur, acheteur d'une Bible, m'a écrit le mois dernier. Ce qui lui prend le plus de temps : classer ses dossiers et ses fichiers. Sur son ordi, dans le cloud. « Et les mails dans le paquet. »

Alors j'ai fait le test. Un ordinateur d'exemple, 24 dossiers en vrac, du genre qu'on a tous. J'ai donné à ChatGPT leurs noms, et rien d'autre. Moins d'une minute plus tard : 6 dossiers principaux, 18 dossiers déjà placés, et 6 qu'il refuse de classer sans en savoir plus.

Je sais ce que tu te dis. « Je ne vais pas donner mes fichiers à ChatGPT. Il y a des contrats là-dedans, des salaires, des clients. »

C'est vrai. Et tu ne vas pas le faire. Ce guide ne lui donne que des noms de dossiers et une description de ta boîte mail. Zéro fichier, zéro email. Si à la fin tu trouves que tu lui as montré quelque chose de trop, écris-le-moi : yann@unlockai.ch.

Deux choses avant de commencer.

1. Bloque une heure, un vendredi après-midi calme. Cette page à gauche, ChatGPT à droite, ton explorateur de fichiers ouvert. Ce guide ne se lit pas, il se suit.
2. Pense à la personne de ton bureau qui te demande « tu peux me renvoyer le fichier ? » trois fois par semaine. Ce guide est pour elle aussi. Envoie-lui le lien quand tu as fini.

1. Ton ordinateur a un plan en dix minutes.

D'abord, récupère les noms de tes dossiers, sans les ouvrir.

Sur Mac : ouvre le Finder sur ton dossier « Documents » (ou ton Bureau). Sélectionne tout avec Cmd+A, copie avec Cmd+C. Quand tu colles dans ChatGPT, ce sont les noms qui arrivent, pas les fichiers.

Sur Windows : Ctrl+A dans l'Explorateur, puis clic droit, « Copier en tant que chemin d'accès ». Tu colles des chemins complets, ChatGPT s'y retrouve.

Ouvre chatgpt.com. Colle ce prompt, avec ta liste à la place des crochets :

Je veux ranger les dossiers de mon ordinateur de travail. Je suis [TON MÉTIER : coordinatrice dans une agence événementielle, comptable indépendant, assistant de direction]. Voici uniquement les noms de mes dossiers actuels, sans leur contenu : [COLLE TA LISTE]. Tu es un archiviste pragmatique. Propose une arborescence de 5 à 7 dossiers principaux maximum, avec au plus un niveau de sous-dossiers, numérotés 01, 02, 03 pour qu'ils restent dans l'ordre. Ensuite, un tableau à deux colonnes : chacun de mes dossiers actuels, et le nouveau dossier où il va. Puis une règle de nommage simple pour les fichiers (date au format AAAA-MM-JJ, puis le sujet, sans accents ni espaces), avec trois exemples tirés de mon métier. Termine par les dossiers que tu ne sais pas classer : n'invente jamais leur contenu, écris À VÉRIFIER.

Je l'ai lancé avec les 24 dossiers d'une coordinatrice événementielle. Réponse en quatre blocs : l'arborescence, le tableau, la règle de nommage, les dossiers à vérifier.

Maintenant, fais-le en vrai. Crée les six dossiers principaux. Déplace ceux dont la destination est évidente. Les « À VÉRIFIER », tu les mets dans un dossier « 00_A_VERIFIER », et tu t'en occupes vendredi prochain. Pas aujourd'hui.

À ce stade : ton ordinateur a un plan, une règle de nommage, et une pile « à vérifier » qui ne bloque plus le reste.

Cette newsletter est gratuite parce que des gens bien rangés la font passer à des gens qui ne le sont pas encore.

2. Ton cloud suit le même plan.

Le piège du cloud, c'est d'avoir deux rangements différents. Ton Drive (ou OneDrive, ou Dropbox) doit avoir les mêmes six dossiers que ton ordinateur. Comme ça, tu cherches au même endroit des deux côtés.

Ouvre ton Drive dans le navigateur et note les noms des dossiers à la racine (rarement plus de quinze). Dans la même conversation, pour qu'il garde le plan en tête, colle :

Maintenant mon cloud ([TON SERVICE : Google Drive, OneDrive, Dropbox]). Voici uniquement les noms des dossiers à la racine, sans leur contenu : [COLLE TA LISTE]. Applique la même arborescence que pour mon ordinateur, pour que je retrouve tout au même endroit des deux côtés. Donne-moi : 1) un tableau dossier actuel, nouvel emplacement ; 2) les doublons probables, d'après les noms seulement, avec la question à me poser avant d'en garder un ; 3) ce que je ne dois pas déplacer moi-même parce que ce sont des dossiers partagés par d'autres. Ne supprime rien et ne propose aucune suppression : écris À VÉRIFIER là où tu ne sais pas.

Le plus utile, c'est la deuxième partie. Sur mes treize dossiers d'exemple, six doublons probables : « Salon Lyon 2025 » et « Salon Lyon 2025 (1) », une présentation et sa copie, des dossiers présents des deux côtés. Pour chacun, une question avant de choisir.

À ce stade : ton cloud a la même forme que ton ordinateur, et une liste de doublons avec la question à te poser pour chacun.

3. Ta boîte mail se trie (presque) toute seule.

Ici, ChatGPT ne voit aucun email. Tu lui décris seulement ce que tu reçois en une semaine, en ordres de grandeur. Toujours dans la même conversation :

Dernier étage : ma boîte mail ([TON OUTIL : Gmail, Outlook]). Je ne te donne aucun email. Je te décris seulement ce que je reçois chaque semaine : [DÉCRIS : environ 40 mails de clients, 25 de fournisseurs, 15 internes, 30 newsletters et notifications, quelques mails administratifs]. Propose-moi : 1) 5 dossiers maximum (des libellés dans Gmail), numérotés comme sur mon ordinateur ; 2) 3 règles de décision simples pour chaque mail que j'ouvre : répondre, classer ou supprimer, avec le critère de chacune ; 3) les filtres automatiques à créer, écrits exactement comme je dois les taper dans les cases « De », « Objet » ou « Contient les mots », avec l'action à cocher. Ne m'invente aucune adresse : là où il faut une adresse réelle, écris [ADRESSE À COMPLÉTER].

Les trois règles, c'est le cœur. À chaque mail ouvert, une seule question : est-ce qu'on attend une action de moi ? Oui : je réponds. Non, mais c'est utile : je classe. Ni l'un ni l'autre : je supprime.

Pour les filtres, dans Gmail : clique sur l'icône des options de recherche, à droite de la barre de recherche. Remplis la case « De » avec l'adresse d'un fournisseur régulier. Clique sur « Créer un filtre ». Coche « Appliquer le libellé », choisis 02_FOURNISSEURS, valide. Dans Outlook, c'est dans Paramètres, Courrier, Règles.

À ce stade : trois endroits rangés selon la même logique, trois règles pour chaque mail, et des filtres qui classent sans jamais rien jeter.

Avant / Après

Si tu as retrouvé un fichier perdu en lisant ceci, imagine ce que ça ferait pour ton collègue. Envoie-lui cette page.

« Je ne suis pas sponsorisé par Anthropic, ni par OpenAI, ni par personne. Je teste l'IA sur le terrain, sur mes vraies journées de travail, je note ce qui marche, je note ce qui pète. Ce ménage, je l'ai fait faire à ChatGPT sur un ordinateur d'exemple, sans lui montrer un seul fichier, et j'ai relu chaque nom de dossier avant de le valider. Je publie chaque mardi à 12h30 pour que tu n'aies pas à essuyer les plâtres comme moi. Si cette page t'a soulagé, envoie-la à un collègue qui galère encore. C'est comme ça que la newsletter grandit. »

Tu as une équipe ? Le Cahier du Chef d'équipe vient de sortir : 9 procédures RH, des prompts testés, sans données nominatives. 14.90 CHF, à part du reste, sur unlockai.ch.

Et toi ?

Dis-moi combien de « À VÉRIFIER » ChatGPT t'a laissés : yann@unlockai.ch. Je lis tout, même les courts.

Et envoie cette page à la personne de ton bureau qui a encore un dossier « A TRIER » sur son bureau depuis l'an dernier.

À bientôt,
Yann · UnlockAI